A gestão de tempo é um assunto muito abordado dentro das empresas atualmente, afinal, as atividades são muitas e é preciso dar conta de todas. Mas o que você acha de aplicar esse método também na sua vida pessoal?

Conseguir gerenciar as próprias tarefas é essencial para ter tempo de qualidade com quem amamos. É possível, até, fazer aquela viagem em família, planejada e sonhada há tanto tempo. Tendo mais momentos relaxantes e revigorantes com os amigos e a família, você terá menos stress e mais qualidade de vida.

Em nosso artigo, apresentaremos 5 dicas de como realizar uma gestão de tempo para equilibrar suas tarefas profissionais e domésticas. Não quer perder isso, né? Então, boa leitura!

1. Organize seu espaço

Organizar o seu local de trabalho — seja ele um escritório na empresa, seja um espaço em casa — é essencial para agilizar seus afazeres diários. Isso porque perdemos tempo em nossa própria bagunça, localizando coisas que precisamos quase o tempo todo. Então crie sua própria maneira de arranjar seus objetos.

O importante da organização de espaços não é deixar tudo bonito e aparentemente limpo, mas sim tudo mais fácil de usar conforme suas necessidades. Veja exemplos de modificações simples que ajudam na gestão de tempo:

  • crie palavras-chave descritivas para identificar suas pastas no computador e facilitar a localização;
  • deixe em sua mesa somente o necessário para o uso rotineiro;
  • tudo o que você usa ocasionalmente pode ser guardado em um armário, caixas e prateleiras;
  • nomeie pastas e caixas para identificar o que há dentro e facilitar a procura de itens;
  • utilize separadores e suportes para organizar materiais simples, como clips de papel, canetas, rascunhos e demais itens.

2. Liste e priorize suas tarefas

Faça uma lista considerando todas as tarefas. Pense nas obrigações do trabalho, no seu tempo pessoal e nas atividades em família. Dentro dessa lista é importante constar o tempo de duração (aproximado) e quantas vezes essa tarefa é feita na semana — como três idas à academia e duas reuniões de departamento.

Detalhes como esses permitem que você maneje atividades dentro do seu calendário semanal e consiga participar de tudo. Pense em utilizar uma agenda, para evitar conflito de eventos e compromissos. Além disso, elas são excelentes para anotarmos algo de que nos lembramos durante o trajeto para o trabalho.

Tenha um organizador de tarefas — pode ser feito em planilha, aplicativos ou em caderno — que classifique os níveis de prioridade de cada atividade. As classificações podem ser:

  • importantes: são aquelas tarefas que precisam de planejamento prévio e demandam mais tempo para serem feitas — como fazer escala de funcionários ou as compras para a casa;
  • urgentes: tudo o que precisa ser atendido de imediato, geralmente são atividades ligadas a prazos ou gravidade das consequências — imprimir relatórios para uma reunião e gerenciamento de crises são ótimos exemplos;
  • condicionais: toda tarefa que depende de qualquer fator para acontecer — não pode chover no sábado que tem futebol com os amigos é um exemplo de tarefa condicional;
  • primárias: aquelas atividades que devem ser escolhidas em detrimento de outras, caso seja necessário definir qual fazer — como conflito de data para eventos;
  • secundárias: qualquer tarefa que pode ser planejada com mais calma, geralmente são aquelas que dependem apenas de você para serem executadas e que não causarão impacto para outras pessoas, caso demorem para serem feitas — por exemplo, desenvolver um projeto pessoal ou praticar um hobby.

Sempre que precisar incluir uma nova atividade em seu planejamento, questione qual a prioridade dela e faça a anotação. Essa prática de gestão de tempo nos ajuda a empregar a quantidade exata de dedicação para cada tarefa, ajudando a economizar algumas horas do dia.

3. Evite a procrastinação

Uma ótima prática para ajudar na gestão do tempo e evitar a procrastinação é praticar aquele ditado “não deixe para amanhã o que pode ser feito hoje”. É muito comum o hábito de aproveitarmos um prazo maior para fazermos qualquer outra coisa, em vez de nos dedicarmos ao projeto. O resultado é que nas horas finais, corremos com tudo o que deveria ter sido desenvolvido ao longo dos dias.

O excesso de confiança em si mesmo pode ser um dos motivos para isso, pois tendemos a encarar como menos importantes as tarefas que temos mais capacidade para desenvolver. Assim, pensamos que pouca dedicação de tempo pode ser facilmente superada pelo nosso talento e habilidade.

Então é preciso aplicar nossa confiança e conhecimento profundo para realizar nossas tarefas com qualidade. Isso inclui entregá-las no prazo e fazê-las de acordo com sua prioridade.

Algumas dicas para evitar a procrastinação:

  • evite distrações, como jogos e redes sociais;
  • cerque-se de estímulos positivos que o incentivarão a finalizar suas atividades;
  • observe as pessoas que têm um bom desempenho e veja quais hábitos você pode copiar;
  • não assuma compromissos que você não tem interesse, é bem possível que o tédio faça você procrastinar;
  • se a procrastinação é resultado de cansaço, tire um tempo para si mesmo e relaxe. O retorno será mais produtivo do que tentar fazer tudo com a cabeça cheia.

4. Delegue o que for possível

Com a sua lista de atividades em mãos, você tem uma boa ideia do que pode ser delegado. Converse com os seus colaboradores e distribua algumas responsabilidades menores, pois, além de aliviar a sua carga, isso contribui para que eles tenham autonomia e proatividade. Os funcionários se sentirão valorizados e você pode descobrir talentos fazendo isso.

Veja uma série de tarefas que podem ser delegadas:

  • tudo o que é importante para outras pessoas;
  • telefonemas menos importantes;
  • algumas reuniões;
  • agendamentos de serviços;
  • resposta de alguns e-mails.

Até mesmo em casa você pode conseguir mais tempo se delegar tarefas. Os filhos maiores podem auxiliar na organização do espaço, principalmente do próprio quarto e dos brinquedos.

5. Otimize seu tempo

Uma boa prática de gestão de tempo é otimiza-lo. Com sua lista de atividades em mãos, elimine todas aquelas que você já não vê mais necessidade de serem executadas — baseando-se na classificação de prioridades. Também inclua tecnologia no seu dia, como automatizações para a residência, aplicativos de organização de tarefas e calendários com lembretes.

Uma boa pedida é utilizar o seu tempo de trânsito para agilizar atividades. Já pensou em ler durante o trajeto até o trabalho ou a faculdade? Para isso, as plataformas de leitura digital são uma ótima opção. Com elas você tem acesso a um acervo de revistas especializadas, de entretenimento e negócio. Assim, fica muito mais fácil se informar e se manter atualizado.

A gestão de tempo é uma ótima ferramenta de organização pessoal, que nos ajuda com as rotinas profissional e doméstica. Dessa forma, criamos tempo e organizamos nossas atividades, dedicando apenas o necessário para cada tarefa. Assim, temos mais tempo com quem amamos e conseguimos manter a qualidades em nosso trabalho.

Outra dica importante é ler no aplicativo GoRead as revistas digitais voltadas para o bem-estar e a qualidade de vida. Elas sempre trazem boas recomendações e novidades sobre o assunto.

Nosso artigo ajudou na compreensão de gestão de tempo e de como aplicar essa técnica na sua organização pessoal? Então, não deixe de compartilhar o texto nas redes sociais para apresentar essas dicas para seus amigos e familiares. Eles também precisam!